Se faire assister pour la numérisation de ses documents. Comment faire ?

L’ère de la numérisation est là. Résister irait à l’encontre des tendances globales de la société. Beaucoup de ménages seraient enclin à l’adopter. Cet article parle des différentes étapes de la numérisation et de ses avantages.

Les étapes du passage au numérique

D’abord, il faut procéder à la création d’un espace personnel, s’il n’existe pas encore. Cela consiste à installer un espace de travail informatique qui permettrait à une personne d’effectuer certaines opérations et démarches administratives à domicile. Cette étape commence par le recensement des tâches susceptibles de se manifester au cours de ces opérations. L’objectif est d’avoir une idée précise sur les différents matériels à acquérir et de déterminer quelle devrait être leurs caractéristiques et performances. Ensuite, on peut passer à leur mise en service et configuration, puis à l’installation des logiciels et applications courants. En cas de difficulté, il ne faut pas hésiter à faire appel à un service à la personne assistance informatique. L’intervenant est un spécialiste qui peut aider à choisir les nouveaux outils informatiques. Il connaît des fournisseurs fiables et peut bénéficier de certains privilèges auprès d’eux. En plus de l’installation, il peut également former son client sur la bureautique afin qu’il soit autonome dans la gestion informatique et le conseiller sur l’entretien et le bon usage des matériels.

Pour ce qui est de la numérisation proprement dite, le principe est plutôt simple. Cette démarche comprend la conversion des informations contenues dans un document original sous forme papier en des données numériques facilement accessible et exploitable en ligne. Elle permet une gestion optimum des dossiers tout en renforçant leur sécurité. Pour cela, des moyens matériels, logiciels et humains sont requises. Lorsque le moyen humain fait défaut, il est recommandé de recourir à un service à la personne assistance administrative. Courriers, factures, contrat d’assurance, bulletins de paie, quittances de loyer, frais personnels… peuvent être édités, reçus, consultés, archivés grâce à la numérisation. Néanmoins, ces documents doivent être triés et classés avant d’être cannés. Cette étape est fastidieuse et chronophage. Elle nécessite également une bonne méthode d’indexation. Néanmoins, l’utilité de passer au numérique se fait ressentir partout. Les banques proposent de recevoir les relevés au format numérique, les fournisseurs adoptent progressivement la facturation en ligne….

Les avantages de passer au numérique

Le stockage numérique des documents évite d’encombrer la maison avec les supports physiques. Ces derniers présentent aussi l’inconvénient de se perdre, de jaunir ou de s’abîmer avec le temps et les mauvaises conditions d’archivage. Classeurs, cartons, étagères seront donc supprimés afin de donner de la place aux objets plus plaisants. Le gaspillage de papiers et de cartouches d’imprimante est aussi réduit. Ainsi, épargne et environnement y gagnent beaucoup. D’un autre côté, même si on a toujours recourt à un service à la personne en assistance administrative pour trier ses courriers électroniques et désengorger la boîte à lettre et la messagerie, l’intervention devient beaucoup plus simple et brève.

La numérisation offre une organisation efficace et simplifiée du système de classement. La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet une recherche plus rapide et moins fatigant que la méthode manuelle. Les documents sont accessibles via n’importe quel appareil tel que le téléphone, le PC ou tablette. Le partage facilite aussi leur transmission. Cela favorise énormément la communication avec les différentes institutions et organisations tels que les banques, les assurances, les administrations… Le temps des allées et venus dans les bureaux serait révolu. Un gain de temps précieux en résulte. Un autre avantage d’avoir des documents numérisés aussi est d’alléger le travail d’un prestataire de service à la personne engagé pour les démarches administratives, la déclaration fiscale, le calcul de la pension de retraite…car toutes les informations sont à portée de mains et facile à manipulées.

Il est à rappeler que chaque foyer ayant recouru à un service à la personne peut bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt. Généralement, le montant est égal à 50% des dépenses annuelles en matière de rémunération, sans toutefois dépasser les 12 000 euros. Particulièrement, les sommes allouées à l’assistance informatique sont plafonnées à 3 000 euros. La création d’un espace de travail personnel fait partie de cette catégorie.